Ustawa o ochronie sygnalistów w praktyce
Przewodnik po obowiązkach organizacji wobec sygnalistów: od kanału zgłoszeń po rejestr i ochronę przed odwetem.
Kogo dotyczy obowiązek
Przepisy o ochronie sygnalistów nakładają na część pracodawców obowiązek stworzenia wewnętrznej procedury zgłaszania naruszeń prawa. Zakres zależy przede wszystkim od liczby osób, z którymi organizacja współpracuje, oraz od rodzaju prowadzonej działalności. Zanim zaczniesz pisać dokument, ustal na spokojnie, czy i od jakiego momentu Twoja organizacja jest nim objęta.
Sygnalistą nie jest wyłącznie pracownik na etacie. W praktyce chodzi o szeroki krąg osób związanych z organizacją, takich jak współpracownicy, praktykanci, wolontariusze czy osoby, które dopiero ubiegają się o pracę. Procedura powinna jasno mówić, kto może zgłosić naruszenie i w jaki sposób.
Kanał zgłoszeń
Podstawą jest kanał, którym można bezpiecznie zgłosić naruszenie. Może to być adres poczty elektronicznej obsługiwany przez wyznaczoną osobę, formularz wewnętrzny albo możliwość zgłoszenia ustnego. Najważniejsze, aby kanał był zaprojektowany tak, by chronił poufność tożsamości zgłaszającego i aby dostęp do zgłoszeń miały tylko upoważnione osoby.
Dobrą praktyką jest wskazanie w procedurze, kto przyjmuje zgłoszenia, kto go zastępuje, gdy jest nieobecny, i jak organizacja unika konfliktu interesów, gdy zgłoszenie dotyczy samej osoby obsługującej kanał.
Terminy i informacja zwrotna
Procedura powinna określać, w jakim czasie potwierdzasz przyjęcie zgłoszenia oraz w jakim czasie przekazujesz zgłaszającemu informację zwrotną o podjętych działaniach. Konkretne terminy wynikają z przepisów, więc wpisz je po sprawdzeniu aktualnego brzmienia ustawy lub z pomocą prawnika.
Dla zgłaszającego liczy się przede wszystkim to, że ktoś odpowiada i że widzi, co się dzieje z jego sprawą. Zgłoszenie bez odpowiedzi to najszybszy sposób, aby ludzie przestali z kanału korzystać.
Ochrona przed odwetem
Sygnalista działający w dobrej wierze nie może spotkać się z negatywnymi konsekwencjami z powodu zgłoszenia. Dotyczy to zwolnienia, zmiany warunków pracy, pominięcia przy awansie, ale też subtelniejszych form, takich jak izolowanie z zespołu. Procedura powinna wprost zakazywać takich działań i opisywać, jak zgłosić podejrzenie odwetu.
Warto przeszkolić kadrę zarządzającą. To przełożeni najczęściej, nawet nieświadomie, reagują niechęcią na osoby, które zgłosiły problem.
Rejestr zgłoszeń
Organizacja prowadzi rejestr zgłoszeń wewnętrznych. Zapisujesz w nim datę wpływu, krótki opis, podjęte działania, wynik i datę zamknięcia sprawy. Rejestr to także Twoja ochrona, bo pozwala wykazać, że zgłoszenia były rozpatrywane rzetelnie i w terminie.
Dane w rejestrze są wrażliwe, dlatego ogranicz dostęp do nich i ustal okres przechowywania zgodnie z przepisami.
Zapoznanie osób z procedurą
Procedura, o której nikt nie wie, nie działa. Każda osoba objęta procedurą powinna dostać informację o kanale zgłoszeń i potwierdzić, że ją przeczytała. To potwierdzenie jest później dowodem, że organizacja wywiązała się z obowiązku informacyjnego.
W Polityki szkic procedury powstaje z danych Twojej organizacji, a potwierdzenia zapoznania zbierasz w jednym miejscu, z podziałem na wersje dokumentu. Pamiętaj, że szkic to materiał roboczy, który zatwierdzasz sam, a nie porada prawna.
Najczęstsze pytania
Czy procedura sygnalistów jest obowiązkowa dla każdej organizacji?
Nie dla każdej. Obowiązek zależy od liczby osób i rodzaju działalności, więc sprawdź go dla swojej organizacji w aktualnych przepisach.
Kto powinien obsługiwać zgłoszenia?
Osoba bezstronna, upoważniona na piśmie, z wyznaczonym zastępcą. Nie powinna być to osoba, której zgłoszenie może dotyczyć.
Czy zgłoszenia anonimowe trzeba rozpatrywać?
To zależy od przyjętej w organizacji procedury. Warto zapisać, jak postępujesz ze zgłoszeniami bez danych zgłaszającego.