Cel wykorzystania danych jest określony
Informacje przekazywane do Polityki służą przygotowaniu i obsłudze polityk oraz procedur, ich wersjonowaniu, potwierdzeniom zapoznania i prowadzeniu rejestru zgłoszeń. Dane organizacji nie służą do innych celów. Zakres przekazywanych informacji powinien wynikać z wybranych dokumentów i procesów, które chcesz uporządkować, zamiast obejmować całą dokumentację dostępną w firmie lub placówce.
Wpisuj informacje potrzebne do danego zadania. Opis roli lub procesu nie zawsze wymaga szczegółów dotyczących konkretnych osób. Przed dodaniem materiałów sprawdź ich zakres i usuń zbędne informacje. Szczególną uwagę poświęć treści zgłoszeń, ponieważ opis zdarzenia może ujawniać wrażliwe okoliczności nawet wtedy, gdy nie zawiera nazwisk jego uczestników.
Porządek informacji i odpowiedzialność zespołu
W organizacji ustal, kto pracuje z dokumentami, kto je zatwierdza i komu udostępniasz przyjęte zasady. Nie każda osoba potrzebuje wszystkich materiałów związanych z danym obszarem. Pracownik zapoznający się z procedurą nie powinien z tego powodu otrzymywać szczegółów spraw prowadzonych według tej procedury. Rozdzielenie tych potrzeb jest zadaniem organizacyjnym.
Historia wersji i potwierdzenia zapoznania porządkują dokumentację, lecz nie zwalniają z dbałości o sposób udostępniania informacji. Zwróć uwagę także na kopie pobrane z serwisu, załączniki wysyłane w korespondencji i dokumenty przechowywane lokalnie. Odpowiedzialność za te materiały trzeba ustalić niezależnie od tego, gdzie znajduje się aktualna wersja zasad dla zespołu.
Eksport i usunięcie danych
Eksport pozwala zabrać dokumenty poza Polityki, na przykład do konsultacji lub wewnętrznego przeglądu. Po pobraniu zadbaj o właściwe miejsce przechowywania i czytelne wskazanie wersji. Jeżeli przekazujesz pliki innej osobie, sprawdź zakres materiałów oraz cel przekazania. Kopia dokumentu może później krążyć poza serwisem i wymaga takiej samej uwagi jak pozostałe zasoby organizacji.
Możesz usunąć dane organizacji z Polityki. Przed usunięciem ustal, jakie dokumenty oraz zapisy musisz zachować ze względu na własne obowiązki i prowadzone sprawy. Usunięcie danych w serwisie nie usuwa kopii wcześniej pobranych lub przekazanych przez organizację. Obejmij te kopie własnymi zasadami retencji, aby zakończenie korzystania z narzędzia było świadomą decyzją dotyczącą całego obiegu informacji.